Programări automate pe WhatsApp: clientul își alege ora, tu vezi totul în agendă
Cele mai multe programări se pierd între două mesaje: clientul întreabă „aveți liber joi?”, tu ești ocupat, răspunzi peste trei ore, iar el s-a programat deja în altă parte. O programare făcută pe loc, în aceeași conversație, rezolvă exact momentul acesta.
Asistentul nu ghicește orele. Le ia din agendă, după programul firmei, durata fiecărui serviciu și regulile tale (cu cât timp înainte se poate programa cineva, cât de departe în viitor, pauze între programări).
La ce te ajută, concret
Programare nouă
Clientul spune ce vrea și când; agentul propune 2–3 ore libere și confirmă cu ziua, ora, serviciul și prețul.
Mutare sau anulare
Clientul scrie „nu mai pot joi”; agentul îi găsește programarea, propune altă oră sau o anulează. Doar programările acelui client.
Memento cu o zi înainte
Pe email (dacă știi emailul clientului) sau pe WhatsApp, în limita planului. Mai puține locuri goale.
Sincronizare cu calendarul
Conectezi Google Calendar sau Outlook; programările făcute de agent apar acolo, lângă restul activității tale.
Programări manuale
Adaugi tu programările primite la telefon, ca agentul să nu dea aceeași oră altcuiva.
Aceeași agendă și pe site
Chatul de pe site folosește aceleași ore libere, deci nu apar suprapuneri între canale.
Exemplu: programare și mutare în aceeași conversație
Bună! Aș vrea o programare pentru vopsit, joi după-amiază dacă se poate.
Bună! Pentru vopsit (aprox. 2 ore, de la 250 lei) joi am liber la 13:00, 14:30 sau 16:00. Care îți convine?
14:30
Gata: joi, 14:30, vopsit, de la 250 lei. Îți trimit un memento cu o zi înainte. Dacă se schimbă ceva, scrie-mi aici.
Scuze, nu mai pot joi. Vineri la aceeași oră?
Vineri la 14:30 e liber. Am mutat programarea pe vineri, 14:30. Ne vedem atunci!
Exemplu ilustrativ. Durata, prețul și orele vin din serviciile și programul introduse de firmă.
Cum decide agentul ce ore propune
- Programul firmei, pe zile (dacă nu e completat, se folosește luni–vineri, 9–18).
- Durata serviciului: o vopsire de 2 ore ocupă 2 ore în agendă, un tuns de 30 de minute doar jumătate de oră.
- Pasul orelor: la 30 sau la 15 minute.
- Pauza dintre programări, dacă ai nevoie de timp de pregătire.
- Anunțul minim (de exemplu, nu se programează nimeni cu mai puțin de o oră înainte) și orizontul (până la câte zile în viitor).
- Programările existente, inclusiv cele adăugate de tine manual.
WhatsApp și calendar: cine vede ce
Tu vezi programările în panoul AgentOnline (pagina Programări) și, dacă ai conectat calendarul, în Google Calendar sau Outlook. Clientul primește confirmarea în conversație. Dacă vrei să răspunzi tu, scrii de pe telefon, iar agentul se oprește în conversația aceea. Pentru detalii despre pauză și preluare, vezi ghidul despre predarea conversației.
Cum pornești
- Adaugi serviciile. Nume, durată și prețul afișat (ex. „de la 250 lei”).
- Verifici programul și regulile. Zilele și orele de lucru, pasul de 15 sau 30 de minute, pauza dintre programări, anunțul minim.
- Conectezi calendarul (opțional). Google Calendar sau Outlook, din pagina Conectări.
- Testezi. Îi scrii agentului ca un client: „vreau o programare mâine dimineață”. Vezi ce ore propune, apoi pornești.
Ce plan ți se potrivește
Pro · 199 lei / lună, preț final
Programările sunt incluse în Pro (199 lei/lună, până la 300 de mementouri pe WhatsApp) și Business (399 lei/lună, până la 1.000). Nu sunt în Start și nici în proba gratuită; în probă testezi restul răspunsurilor.
Toate planurile încep cu 14 zile gratuite, fără card. Compară planurile.
Ce nu face (ca să știi de la început)
- O singură coloană în agendă: nu gestionează mai mulți angajați în paralel.
- Nu încasează avansuri sau plăți pentru programări.
- Programările nu sunt incluse în planul Start și nici în proba gratuită.
Întrebări frecvente
Poate clientul să-și mute singur programarea pe WhatsApp?
Da. Scrie că vrea altă zi sau oră, iar agentul îi caută programarea, propune ore libere și o mută. Poate și să o anuleze.
Se sincronizează cu Google Calendar?
Da, poți conecta Google Calendar sau Outlook. Programările făcute de agent apar în calendarul conectat.
Trimite mementouri înainte de programare?
Da, cu o zi înainte: pe email, dacă știi emailul clientului, sau pe WhatsApp, în limita planului (Pro: 300 pe lună, Business: 1.000 pe lună).
Ce se întâmplă dacă iau o programare la telefon?
O adaugi manual în agendă, iar agentul nu mai oferă ora aceea.
Pot încerca programările în proba gratuită?
Nu; programările sunt în Pro și Business. În probă testezi răspunsurile despre firmă, prețuri și program.
Încearcă asistentul cu informațiile firmei tale
14 zile gratuit, fără card. Îl testezi în browser sau pe WhatsApp, pe numărul nostru (0750 470 044), înainte să răspundă clienților tăi.